Notice and Choice Principles

In accordance with the Personal Data Protection Act (‘the Act’) which became enforceable on 15th November 2013 to regulate the processing of personal data in commercial transactions, EPS Ventures Sdn Bhd and/or Agensi Pekerjaan EPS Consultants Sdn Bhd (hereinafter collectively defined as “the Company”) is committed to ensure complete compliance with the Act.

We hope this Notice gives you a good understanding on how we handle employees’/ potential employees’ personal data that we collect, process and store in the Company and/or its subsidiaries/ associate companies/ related companies/ entities, whether related or associated now or at a future date. This document is also intended to give you, as a data subject, knowledge on how you can control our disclosure of such data.

We are processing your personal data

The Company needs to collect and process your personal data in order to generally perform the Employment Contract / potential Employment Contract to which you are/ maybe a party to whether it is pursuant to an Employment Contract directly with the Company or with any of the Company’s clients who use our services to secure candidates for potential employment with them.

Generally, your personal data that we collect and process include:
Name, identification number (NRIC), passport number, Statutory information Income Tax /EPF/ SOCSO numbers, address, contact numbers, gender, date of birth, family information, education, personal email address, photo, nationality, languages, hobbies and interest, previous employers data, salary, bank account numbers and vehicles information.

Sensitive Data

Some of the personal data that we collect and process may include what is defined as ‘sensitive personal data’ under the Act and these include, but not restricted to:
Race, Religion, Health, Political opinion, Records of criminal offence

How do we use your data?

Generally, the Company will be using your personal data to discharge its obligations as your Employer/ potential Employer and/or for purposes of securing suitable employment with any of the Company’s clients who use our services to secure candidates for potential employment with them. Specifically, the purpose for which your personal data may be used and further processed includes, but not restricted to, the following:-

In respect to your employment and/ or securing direct employment with the Company

  • For assessment of your job application to the Company;
  • For administration purposes related to employment;
  • For the purpose of complying with the Companies Act 1965;
  • For the purposes of our corporate governance;
  • For all other purposes in relation to or incidental to performing the

Employment Contract such as:

  1. Payroll,
  2. Medical Benefits/ Insurance coverage,
  3. Training needs analysis,
  4. Restructuring exercises including promotions, demotions, transfers, secondments, etc,
  5. Disciplinary action,
  6. Performance Management,
  7. Any other employment related purposes.

In respect to securing employment with any of the Company’s clients

  • For assessment of your suitability as a candidate. The assessment may be undertaken by the Company and/or any of its clients
  • For administration purposes related to employment with any of the Company’s clients
  • For the purpose of complying with the Companies Act 1965;
  • For the purposes of our corporate governance;
  • For all other purposes in relation to or incidental to offering you an employment opportunity from any of the Company’s clients

How is your data collected?

Most, if not all, of your personal data was obtained from you, either from the following sources or from any other information you provided:

  • Resume;
  • Application Form;
  • Personal Particulars Form;
  • Related Certificates;
  • Past Training Certificates.

In some instances, your personal data may have been obtained from external sources including, but not restricted to the following:

  • Reference Checks / Verification Source (personal or private);
  •  Third party service providers and any other future third parties in relation or incidental to the above.

Right to access and correct personal information

You have the right to access and correct your personal information held by us (subject always to certain exemptions). We will make every endeavour to ensure your personal information is accurate and up to date therefore we ask that if there are changes to your information you should notify us directly. If you would like to access or correct your personal information, please do so by contacting:

HR Department
Tel: 03-2268 2888
Fax: 03-2268 2999

Any request to exercise your rights shall be administered as per the Act. Please be informed that pursuant to the Act, your request may be rejected in certain circumstances.

To whom we may disclose your information

Your personal data will be kept confidential but it may be provided or disclosed to third parties for the purposes stated above. Whilst we do not disclose your information to any third parties unless it is within the ambit of permitted disclosures under prevailing laws/guidelines and/or you have consented to such disclosure, we may disclose your information to the categories of parties as listed below (not restricted to) :

  • Third party service providersand any other future third parties that we may contract with;
  •  Third party service providers for the purposes of performing reference checks, background screening, bankruptcy searches, criminal records;
  •  The company’s appointed medical practitioner(s);
  • Statutory bodies such as Employee Provident Fund, Social Security, Income Tax, Human Resource Development Fund, Multimedia Development Corporation (MDEC), Immigration;
  •  Professional advisors including lawyers, accountants, auditors, insurers & brokers on a need to know basis for the purposes of providing their services/advices to us;
  •  Agent or contractors acting on our behalf or appointed by us to act on our behalf for purposes of performing a contract of employment.

We will ensure that reasonable steps are taken by the above categories of parties to protect or maintain confidentiality of your information that we may disclose to them.

Limiting the processing of personal data

Although, as stated above, we only process your personal data for purposes stated above, in the event, your personal data is being processed for other purposes (with your consent), you have a right to request us to stop such processing. You may exercise this right by contacting the officer aforementioned. This right extends to stopping the processing of your personal data which relates to the personal data of other persons.

Provision of Information

As an employee/ job applicant (whether applying for a job with the Company or any of its clients), you have the right to decide what information that you wish to provide. However, please be informed that all the information that we request for, as stated above, are mandatory information for us. If you choose not to provide and/or fail to supply us with such personal data, we will not be able to perform the Contract of Employment/ offer you employment whether directly with the Company or with any of the Company’s clients. Accordingly, if you decide not to provide the mandatory information to us, it may necessarily mean that (I) your Contract of Employment with the Company will have to be terminated or (ii) that an offer of employment with the Company will not be made or (iii) you will not be considered for an offer of employment by any of the Company’s clients.

The Company reserves the right to review and/or amend this Notice from time to time and will communicate such changes along with the updated Policy on the Company’s website, and/or other appropriate communication means as may be determined by the Company.

Nothing in this Notice shall limit the rights of the Company and employees under the Personal Data Protection Act 2010.


Notis dan Prinsip-prinsip Pilihan

Selaras dengan Akta Perlindungan Data Peribadi (‘Akta berkenaan’) yang telah berkuat kuasa pada 15hb November 2013 untuk mengawal pemprosesan data peribadi dalam transaksi-transaksi komersil, EPS Ventures Sdn Bhd dan/atau Agensi Pekerjaan EPS Consultants Sdn Bhd (selepas ini dirujuk secara kolektif sebagai ‘Syarikat’) adalah komited untuk memastikan pematuhan yang sepenuhnya dengan Akta berkenaan.

Kami berharap Notis ini akan memberikan satu fahaman yang baik kepada anda tentang bagaimana kami mengurus data peribadi pekerja-pekerja atau data peribadi pekerja-pekerja bakal Syarikat yang dikumpulkan oleh kami, memproses dan menyimpannya dalam Syarikat dan/atau anak-anak Syarikat/ Syarikat-Syarikat sekutu/ Syarikat-Syarikat yang berkaitan / entiti-entitinya, sama ada yang berkenaan atau berhubung kait pada masa kini atau pada masa akan datang. Dokumen ini adalah juga bertujuan untuk memberikan anda, selaku subjek data, pengetahuan tentang bagaimana anda boleh mengawal pendedahan data sedemikian oleh kami.

Kami sedang memproses data peribadi anda

Syarikat perlu mengumpul dan memproses data peribadi anda secara amnya bagi tujuan melaksanakan Kontrak Pekerjaan / Kontrak Pekerjaan yang mana anda adalah/mungkin menjadi suatu pihak sama ada menurut Kontrak Pekerjaan secara terus dengan Syarikat atau dengan mana-mana pelanggan Syarikat yang menggunakan perkhidmatan kami untuk menjamin calon-calon yang berpotensi untuk pekerjaan dengan mereka.

Secara amnya, data peribadi anda yang dikumpulkan dan diproses oleh kami adalah termasuk:
Nama, No. Kad Pengenalan (No. K.P.), nombor pasport, maklumat berkanun: nombor cukai pendapatan/ No. KWSP/No. PERKESO, Alamat, Nombor untuk dihubungi, jantina, tarikh lahir, maklumat keluarga, pendidikan, alamat e-mel peribadi, gambar, warganegara, bahasa, hobi dan minat, data majikan terdahulu, gaji, nombor akaun bank dan maklumat kenderaan.

Data sensitif

Segelintir daripada data peribadi yang kami kumpul dan proses mungkin termasuk perkara-perkara yang ditakrifkan sebagai ‘data peribadi sensitif’ di bawah Akta dan ini adalah termasuk, akan tetapi tidak terhad kepada:
Bangsa, Agama, Kesihatan, Pendapat politik, Rekod-rekod kesalahan jenayah.

Bagaimana kami akan menggunakan data anda?

Secara amnya, Syarikat akan menggunakan data peribadi anda untuk melaksanakan obligasinya sebagai Majikan/bakal Majikan anda dan/atau bagi tujuan menjamin pekerjaan yang sesuai dengan mana-mana pelanggan kami yang menggunakan perkhidmatan kami untuk menjamin calon-calon yang berpotensi untuk pekerjaan dengan mereka. Secara khususnya, tujuan data peribadi anda boleh digunakan dan diproses adalah termasuk, tetapi tidak terhad kepada, yang berikut:-

Berkenaan dengan pekerjaan anda dan/atau menjamin pekerjaan secara terus dengan Syarikat

  • Untuk menilai permohonan pekerjaaan anda kepada Syarikat;
  • Untuk tujuan pentadbiran yang berkaitan dengan pekerjaan;
  • Untuk tujuan mematuhi Akta Syarikat 1965;
  • Untuk tujuan pentadbiran korporat kami;
  •  Bagi segala tujuan lain yang berkaitan dengan atau yang bersampingan dengan pelaksanaan Akta Pekerjaan seperti:
  1. Pengiraan gaji,
  2. Faedah-faedah Perubatan / lindungan insurans,
  3. Analisis keperluan-keperluan latihan,
  4. Latihan penstrukturan semula termasuk kenaikan pangkat, penurunan pangkat, pemindahan, peminjaman, dsb,
  5. Tindakan disiplin,
  6. Pengurusan Prestasi,
  7. Apa-apa tujuan yang berkaitan dengan pekerjaan.

Berkenaan dengan penjaminan pekerjaan dengan mana-mana pelanggan Syarikat

  • Untuk menilai kesesuaian anda sebagai seorang calon. Penilaian mungkin dijalankan oleh Syarikat dan/atau mana-mana pelanggannya;
  • Untuk tujuan pentadbiran yang berhubung dengan pekerjaan dengan mana-mana pelanggan Syarikat;
  • Untuk tujuan mematuhi Akta Syarikat 1965;
  • Untuk tujuan pentadbiran korporat kami;
  • Bagi segala tujuan lain yang berkaitan dengan atau yang bersampingan dengan peluang tawaran pekerjaan dengan mana-mana pelanggan Syarikat.

Bagaimanakah data kamu dikumpulkan?

Kebanyakannya, jika bukan kesemua, data peribadi anda telah diperoleh dari anda, sama ada dari sumber-sumber yang berikut atau dari apa-apa maklumat lain yang diberikan oleh kamu:

  • Resume;
  • Borang Permohonan;
  • Borang Butir-butir Peribadi;
  • Sijil-sijil yang Berkaitan;
  • Sijil-sijil Latihan yang lepas.

Dalam keadaan-keadaan tertentu, data peribadi anda mungkin diperolehi daripada sumber-sumber luaran, termasuk, tetapi tidak terhad kepada yang berikut:

  • Semakan Rujukan / Sumber Penentusahan (persendirian atau swasta);
  • Pembekal-pembekal khidmat pihak ketiga dan mana-mana bakal pihak ketiga lain yang berhubung atau bersampingan dengan yang tersebut di atas.

Hak anda untuk mengakses dan membetulkan maklumat peribadi

Anda berhak untuk mengakses and membetulkan maklumat peribadi anda yang dipegang oleh kami (sentiasa tertakhluk kepada pengecualian tertentu). Kami akan berusaha untuk memastikan maklumat peribadi anda adalah tepat dan dikemaskini. Oleh itu, sila maklumkan kepada kami secara terus sekiranya terdapat perubahan terhadap maklumat peribadi anda. Jika anda ingin mengakses atau membetulkan maklumat peribadi anda, sila buat demikian dengan menghubungi:

Unit Sumber Manusia
Tel: 03-2268 2888
Fax: 03-2268 2999

Apa-apa permintaan untuk melaksanakan hak-hak anda akan ditadbir mengikut Akta berkenaan. Harap maklum bahawa selaras dengan Akta berkenaan permintaan anda mungkin ditolak dalam keadaan-keadaan tertentu.

Kepada siapa yang kami boleh mendedahkan maklumat anda

Data peribadi anda akan dirahsiakan tetapi ia boleh diberikan atau didedahkan kepada pihak-pihak ketiga bagi tujuan-tujuan yang dinyatakan di atas. Walaupun kami tidak akan dedahkan maklumat anda kepada mana-mana pihak ketiga melainkan ia berada dalam lingkungan pendedahan yang dibenarkan di bawah undang-undang/garis-garis panduan yang sedia ada dan/atau kamu telah memberikan persetujuan bagi pendedahan sedemikian, kami boleh mendedahkan maklumat anda kepada pihak-pihak seperti yang disenaraikan di bawah ini (yang tidak terhad kepada) :

  • Pembekal-pembekal khidmat pihak ketiga dan mana-mana pihak ketiga yang bakal yang kami mungkin berkontrak;
  • Pembekal-pembekal khidmat pihak ketiga bagi tujuan melaksanakan semakan rujukan, semakan latar belakang, carian kebankrapan, rekod-rekod jenayah;
  • doktor (atau doktor-doktor) perubatan yang dilantik oleh Syarikat;
  • badan-badan berkanun seperti Kumpulan Wang Simpanan Pekerja, Perkeso, Cukai Pendapatan, Dana Pembangunan Sumber Manusia, Perbadanan Pembangunan Multimedia (MDEC), Imigresen;
  • Penasihat-penasihat Profesional termasuk peguam-peguam, akauntan-akauntan, juruaudit-juruaudit, penanggung-penanggung insurans & broker-broker atas dasar perlu tahu bagi tujuan untuk membekalkan perkhidmatan/nasihat mereka kepada kami;
  • Ejen atau kontraktor-kontraktor yang bertindak bagi pihak kami atau dilantik bagi pihak kami bagi tujuan melaksanakan suatu kontrak pekerjaan.

Kami akan memastikan agar langkah-langkah munasabah akan diambil oleh pihak-pihak di kategori yang tersebut di atas untuk melindungi atau mengekalkan kerahsiaan maklumat anda yang kami mungkin dedahkan kepada mereka.

Menghadkan pemprosesan data peribadi

Walaupun, seperti yang dinyatakan di atas, kami hanya memproses data peribadi anda bagi tujuan yang dinyatakan di atas, namun, sekiranya data peribadi anda diproses bagi tujuan-tujuan lain (dengan persetujuan anda), kamu berhak untuk meminta kami untuk menghentikan pemprosesan sedemikian. Anda boleh melaksanakan hak ini dengan menghubungi pegawai yang tersebut di atas. Hak ini juga dilanjutkan untuk menghentikan pemprosesan data peribadi anda yang mana berhubung kait dengan data peribadi orang-orang lain.

Peruntukan Berhubung Maklumat

Sebagai seorang pekerja / pemohon pekerjaan (sama ada memohon pekerjaan dengan Syarikat atau mana-mana pelanggannya) anda berhak untuk memutuskan apakah maklumat yang anda ingin berikan. Walau bagaimanapun, sila maklum bahawa kesemua maklumat yang kami minta, seperti yang dinyatakan di atas, adalah maklumat mandatori bagi kami. Sekiranya anda memilih untuk tidak memberikan dan/atau gagal untuk memberikan kepada kami maklumat yang mengandungi data peribadi sedemikian, kami tidak akan dapat melaksanakan Kontrak Pekerjaan / menawar anda pekerjaan secara terus dengan Syarikat atau dengan mana-mana pelanggannya. Begitu juga, jika kamu memutuskan untuk tidak memberikan maklumat mandatori kepada kami, ia mungkin bermakna bahawa (i) Kontrak Pekerjaan anda dengan Syarikat harus ditamatkan atau (ii) tawaran pekerjaan dengan Syarikat tidak akan diberikan atau (iii) anda tidak akan dipertimbangkan untuk tawaran pekerjaan dengan mana-mana pelanggan Syarikat.

Syarikat berhak untuk menyemak semula dan/atau meminda Notis dari masa ke masa dan akan memaklumkan perubahan sedemikian bersama dengan dasar yang dikemaskini di laman web Syarikat, dan/atau lain-lain bentuk komunikasi yang sewajarnya sebagaimana yang ditentukan oleh Syarikat.

Tiada apa pun dalam Notis ini yang akan menghadkan hak-hak Syarikat dan pekerja-pekerjanya di bawah Akta Perlindungan Data Peribadi 2010.